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Teams Roomsは利用者サポートも重要
Microsoft Teams Rooms を導入すると、
会議室から簡単にTeams会議へ参加できるようになります。
しかし実際の運用では
- 利用方法がわからない
- トラブル時にどうすればよいかわからない
といった問い合わせが発生することがあります。
そのため
利用者向けマニュアル
を用意しておくことが重要です。
紙マニュアルの問題点
会議室マニュアルとしてよくあるのが
紙マニュアル
です。
しかし実運用では次の問題が発生することがあります。
- どこに置いてあるかわからない
- 誰かが持ち出して行方不明
- ボロボロになる
- 更新が面倒
そのため、紙マニュアルは
長期運用では管理が難しいケースが多いです。
QRコードを活用した利用マニュアル
そこで有効なのが
QRコードを使ったデジタルマニュアル
です。
運用例
- 利用マニュアルを社内イントラネットに公開
- QRコードを作成
- Teams Roomsの壁紙にQRコードを掲載
これにより
スマートフォンから簡単にマニュアル確認
ができます。
利用者は
- スマホでQRコードを読み取る
- マニュアルを確認
だけで利用方法を確認できます。
Microsoft Formsでトラブルシューティングを作る
さらに便利なのが
Microsoft Forms
を使ったトラブルシューティングです。
Formsを使うことで
- 質問形式のマニュアル
- 手順分岐
を作ることができます。
例
Teams会議ですか？
↓
YES / NO
のように分岐を作ることで
利用状況に応じた手順案内
が可能になります。
利用シーンによる手順分岐
Teams Roomsの利用方法は
会議室環境によって変わることがあります。
例えば
- Teams会議
- オフライン会議
- BYOD利用
などです。
Formsを使うと
利用シーンごとの手順分岐
を作ることができます。
これにより
利用者は
自分の状況に合った手順
を確認できます。
Teams会議参加方法は複数ある
Teams Roomsでは
ワンタッチ参加
が可能です。
ただしこれは
会議室予約
＋
Teams会議リンク
が同時に設定されている場合です。
次のような環境では
ワンタッチ参加ができない場合があります。
例
- 会議室予約とTeams会議を別で管理
- 会議室予約をOutlookで管理していない
- 社長室など予約不可の会議室
この場合は
次の方法で参加します。
- 会議ID入力
- PCから「部屋の音声」で参加
- BYOD機器利用
この運用方法のメリット
QRコード＋Forms運用には次のメリットがあります。
1. 利用者がすぐ確認できる
スマホで確認できるため
利用者がすぐに手順を確認できます。
2. 紙マニュアルが不要
マニュアル管理が楽になります。
3. 手順分岐ができる
会議室環境による違いにも対応できます。
4. 更新が簡単
内容変更も簡単です。
まとめ
Teams Roomsを安定運用するためには
利用者サポート
も重要です。
QRコードやFormsを活用すると
- マニュアル確認が簡単
- トラブル対応がスムーズ
- 運用管理が楽
になります。
Teams Roomsの運用では
- 技術的な管理
- 利用者サポート
の両方を考えることが重要です。